Article 7 : Assemblée Générale Ordinaire

L’assemblée Générale Ordinaire, convoquée par le Président, a lieu une fois par an et réunit tous les membres de l’association, à quelque titre qu’ils y soient affiliés. Tout membre a la possibilité de se faire représenter par un autre membre de son choix. Le Président, assisté des membres du Conseil, préside l’assemblée et expose la situation morale de l’association. Le Trésorier rend compte de la gestion et la soumet à l’approbation de l’assemblée. Il est procédé, après épuisement de l’ordre du jour, au remplacement des membres sortants du Conseil, à scrutin secret. Les décisions sont adoptées à la majorité simple.

Article 8 : Assemblée Générale Extraordinaire

En cas de circonstances exceptionnelles ou sur demande de la moitié plus un des membres, le Président peut convoquer une Assemblée Générale Extraordinaire. Les résolutions sont adoptées à la majorité simple. Cette Assemblée peut apporter toutes modifications aux statuts, ou décider la dissolution de l’association. En cas de dissolution, un ou plusieurs liquidateurs seront nommés et l’actif de l’association sera donné à une ou plusieurs associations à caractère social.

Article 9 : Conseil d’Administration – Bureau

L’association est administrée par un Conseil composé de 12 membres au maximum. Ses membres sont élus à la majorité absolue des membres présents ou représentés en Assemblée Générale, pour trois années. Ils sont rééligibles. Le Conseil d’Administration se réunit au moins deux fois par an sur convocation du Président ou à la demande du quart de ses membres. Les décisions sont prises à la majorité des voix, celle du Président étant prépondérante en cas de partage. Tout membre du Conseil qui, sans excuses, n’aura pas assisté à trois réunions consécutives, pourra être considéré comme démissionnaire. Le Conseil d’Administration choisit parmi ses membres un Bureau composé de :

• Un Président et, si nécessaire, un ou plusieurs Vice-Présidents.
• Un Secrétaire et, si nécessaire, un Secrétaire-Adjoint.
• Un Trésorier et, si nécessaire, un Trésorier-Adjoint.

Les membres du Bureau sont élus à la majorité absolue pour une année. Ils sont rééligibles. Le Président convoque les Assemblées Générales et le Conseil d’Administration. Il signe les procès-verbaux et les ordres de paiement. Il représente l’association dans tous les actes de la vie civile et est investi de tous pouvoirs à cet effet. Il a notamment qualité pour ester en justice au nom de l’Association, tant en demande qu’en défense. Il préside toutes les assemblées ; en cas d’absence ou maladie, il est remplacé par un Vice-Président ou, à défaut, par le membre le plus âgé du Conseil d’Administration. Le Secrétaire est chargé de tout ce qui concerne la correspondance, les archives. Il rédige les procès-verbaux des réunions, des Assemblées, et, en général, toutes les écritures concernant le fonctionnement de l’association, à l’exception de celles qui concernent la comptabilité. Il tient à jour le registre spécial prévu par l’article 5 de la Loi du 1^er juillet 1901 et les articles 6 et 31 du 16 août 1901. Il assure l’exécution des formalités prescrites par lesdits articles. Le Trésorier est chargé de la gestion des fonds de l’association. Il effectue tous les paiements autorisés par le Bureau et reçoit toutes sommes dues ou versées à l’association. Il tient une comptabilité régulière de toutes les opérations par lui effectuées et rend compte à l’Assemblée Générale annuelle.

Fonctionnement de l’association « Liens d’Amitié »

1. Généralités

Le bureau de l’association « Liens d’Amitié » a en charge une activité de lien et de solidarité avec les personnes isolées.

Son action doit répondre en tous points aux statuts de l’association et à la charte du bénévolat, tant en ce qui concerne la déontologie, que le droit associatif, et qu’enfin les méthodes administratives.

Dans les structures définies, le bureau de l’association assure un contrôle en continu des actions entreprises.

2. Recrutement des bénévoles

Le recrutement et la gestion des bénévoles doit répondre à la charte du bénévolat.

En particulier, le recrutement des bénévoles se fera en accord avec le bureau de l’association et conformément à la charte. Au cours des 6 premiers mois d’activité, soit à compter du …………., un point bimestriel sera fait avec un représentant du bureau, afin d’assurer un bon démarrage.

Le mode de sélection des bénévoles répondra aux critères de la charte. Le responsable et le responsable-adjoint sont chargés de cette sélection, avec compte-rendu au bureau, tous les trimestres après la première période de 6 mois.

3. Formation et dynamisation des bénévoles

Un plan de formation sera établi et approuvé par le bureau de l’association. Son exécution dépendra des circonstances, mais devra mettre les bénévoles en mesure d’assumer leur mission dans les meilleures conditions.

La dynamisation et l’accroissement de compétences des équipes de bénévoles seront renforcées par plusieurs actions, dont nécessairement les suivantes :

• Un programme de formation, sur plusieurs thématiques, d’une part au début de l’activité, et d’autre part de manière régulière. Lorsqu’un financement est nécessaire, il devra être défini à l’avance avec le bailleur de fonds. Ce programme devra aborder, parmi d’autres, les aspects psychologiques, sociaux, et sanitaires en général, ainsi que les grands aspects de la relation d’aide.
• Des réunions régulières (au moins 4 par an) permettant aux bénévoles de faire mieux connaissance et de partager leurs expériences. En principe, un thème sera choisi pour chacune de ces réunions.
• L’organisation d’une mini-permanence, dont le lieu et l’organisation sont à définir et à modifier en fonction des moyens dont dispose l’activité.

4. Gestion des personnes visitées et des visites

Le bon déroulement des opérations implique une gestion, légère mais rigoureuse, de l’activité du pôle. La mise en œuvre de cette gestion nécessite un minimum de moyens qui seront recherchés en collaboration avec le bureau.

Un emplacement devra être défini, afin de préparer et de consulter le fichier des personnes visitées et celui de la vie des binômes. Cet emplacement servira également de point focal d’une permanence à laquelle pourront s’adresser les divers bénévoles, ainsi que certaines personnes visitées.

Au fil du temps, cette permanence sera mise en place de manière plus complète, afin de servir d’appui tant à l’activité de visite qu’à la coordination de ces activités, et enfin à la maîtrise de l’évolution de l’activité, ainsi qu’à la coordination avec les divers services sanitaires et sociaux partenaires. La mise en œuvre progressive de cette permanence dépendra de nombreux facteurs, dont en premier lieu le volume d’activité atteint, la difficulté des situations rencontrées et l’intensité du développement partenarial.

5. Infrastructure administrative

Une infrastructure administrative devra se mettre en place avec un souci de légèreté de structure mais aussi d’attention aux personnes.

Cette infrastructure devra, de manière simple, répondre aux impératifs suivants :

• Mettre en œuvre un planning de l’ensemble des visites. Renseigner les personnes visitées sur ce planning. Faciliter sa consultation par les bénévoles et les informer régulièrement.
• Assurer un déroulement et une fréquence optimaux des visites, au moyen en particulier de très brefs comptes-rendus écrits à insérer dans un petit système administratif adapté.
• Maintenir, grâce à ce système, l’information des visiteurs prochains sur les conditions et l’état de la personne visitée.
• Contribuer, par un système d’alerte par exception, à la coordination avec les autres activités sociales dont bénéficie (ou pourrait bénéficier) la personne, que ces activités soient municipales, associatives ou autres. Une telle coordination implique la mise en œuvre d’une politique sociale – vis-à-vis de la personne vue dans son contexte – parfois plus affirmée et plus volontariste.

6. Insertion dans l’environnement local

L’association pourra ne pas se limiter, dans le principe, à la seule commune de Vernon, mais a une vocation élargie à la périphérie de Vernon.

L’activité de visites des personnes est un dispositif essentiel du « vivre ensemble » au niveau local. Il appartiendra aux responsables associatifs eux-mêmes de faire vivre cette insertion locale, aussi bien d’ailleurs qu’aux responsables politiques ou d’action sociale et associative au sens large, qui devront encourager, dès ses origines, cette activité essentielle et en assurer la promotion.

L’association « Liens d’amitié » a vocation à potentialiser toutes les opportunités offertes par le tissu associatif Vernonnais ou même celui des communes limitrophes.

Ce tissu associatif, dont un répertoire proactif sera proposé par la mairie de Vernon, a vocation à soutenir l’action de l’association, et donc l’évolution des personnes visitées, en particulier dans les domaines suivants :

• Action sanitaire et modalités de suivi médical et infirmier.
• Action sociale et toutes activités connexes.
• Action culturelle, concernant à la fois l’événementiel, le développement culturel personnel, le lien avec la médiathèque, et tout soutien ou activité culturelle connexe.

Le but final, par le « vivre ensemble », est de renforcer la cohésion du tissu social local, le bien-être des personnes isolées vivant sur le territoire où opère l’association, et pour tout dire l’amitié de tous les citoyens du territoire. C’est un programme ambitieux !